Sıklıkla birbirine karıştırılan ifadeler olan e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları birbirinden ayrı noktalarda gereksinim duyulan elektronik fatura türleridir. Firmaların giderek dijitalleşme alanlarını genişleterek pek çok avantajlı uygulamalara geçiş yapması ile yaygınlaşan e-Fatura ve e-Arşiv Faturanın ne oldukları ve birbirlerinden farklarının neler olduğuna dair detayları bu içeriğimizde ele alacağız.
E-Fatura Nedir?
Elektronik ortamda oluşturulan ve karşı tarafa da bu yolla aktarılan e-Fatura uygulaması günümüzde kağıt faturaların yerine geçen avantajlı bir dijitalleşme örneğidir. 2013 yılından bu yana ülkemizde yasal olarak kullanılan e-Fatura şirket statüsünde olan her kişinin dilediği zaman geçebileceği bir uygulama olup bazı koşulları karşılayan firmalar için de yasal zorunluluk kılınmıştır.
Elektronik faturanın düzenlenebilmesi için gerekli şartları taşıyan kişinin Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapması, onay alması ve sistemde kayıtlı olması gerekir. Yalnızca hem alıcı hem de faturayı düzenleyen her iki tarafın da e-Fatura uygulamasını kullandığı zaman düzenlenip gönderilebilmektedir.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Fatura uygulamasına geçen her mükellef e-Arşiv Fatura da düzenleyebilir. Başka bir deyişle e-Arşiv Faturanın düzenlenebilmesi için önce kişinin e-Fatura sisteminde kayıtlı olması gerekmektedir.
E-Arşiv Faturanın gerekli olduğu durumlar karşı tarafın e-Fatura uygulamasını kullanmadığı zamandır. Örnek olarak bir teknoloji firması bir bilgisayar sattığında gerçek kişi statüsündeki e-Fatura kullanmayan müşterisine E-Arşiv Fatura düzenleyip bunu e-posta, SMS ya da kağıt çıktısını alarak gönderebilir.
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
E-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki farklılıkları maddeler halinde belirtelim;
Yalnızca elektronik ortamlar aracılığıyla karşı tarafa iletilebilen e-Fatura kağıt çıktı haline getirilemez. Ancak e-Arşiv Fatura karşı tarafa hem dijital ortamlardan gönderilebilir hem de kağıt çıktı olarak alınabilir.
E-Fatura gönderimi yapabilmek için hem gönderen hem de alıcının e-Fatura uygulamasını kullanabiliyor olması gerekmektedir. E-Arşiv Fatura ise karşı tarafın e-Fatura sisteminde kayıtlı olmadığı durumlarda düzenlenip iletilmektedir.
Dileyen her firma e-Fatura uygulamasına geçiş yapabilir. Ancak bazı şartları karşılayan firmaların kanun gereği e-Faturaya geçmesi zorunlu kılınmıştır. E-Arşiv Fatura ise e-Fatura sisteminde kayıtlı olan kişilerin dışında kimsenin kullanamayacağı bir uygulamadır. Karşı tarafa e-Fatura iletilemediği zaman e-Arşiv Fatura düzenlenip gönderilir.
Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden alıcıya aktarılan e-Fatura bir kapalı devre sistemi ile gönderilmektedir. Gönderici ve alıcı her ikisi de bu sistemde kayıtlı olmalıdır. Bu sayede gönderilen faturadan Gelir İdaresi Başkanlığı anında haberdar olacaktır ve işlem geri alınamaz, iptal edilemez bir nitelik kazanacaktır. Ancak faturaya ret veya alıcıya iade düzenlenebilir.
E-Fatura gönderimi ve alımı sonrası yeniden belge düzenlemeye gerek duyulmaz. Ancak e-Arşiv Faturaların Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanarak sunulması gerekmektedir.
E-Fatura keserken kullanılabilecek üç farklı yol bulunmaktadır. Bunlar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalı, özel entegratör ya da firmanın kendi bilgi işlem sistemidir. E-Arşiv Fatura ise firmanın kendi bilgi işlem sistemi ya da özel entegratör ile kesilebilir.
E-Faturanın formatı Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarına uygun şekilde UBL-TR formatında olmak zorundadır. Ancak e-Arşiv Fatura’nın istenilen formatta düzenlenmesi mümkündür.
E-Arşiv Fatura belgeleri Mali Mühür ve Zaman Damgası ile onaylanmış şekilde depolanmaktadır. E-Fatura sisteminde ise Zaman Damgasına gerek duyulmaz.
E Fatura hakkında detaylı bilgi almak isterseniz https://www.uyumsoft.com/e-fatura adresinden yararlanabilirsiniz.
